Bedrijf starten in Spanje? Dit zijn de 5 belangrijkste stappen

Droom je van een eigen bed & breakfast aan de Costa Blanca, wil je als zelfstandig consultant werken vanuit Valencia of ben je van plan een onderneming op te richten in Barcelona? Een bedrijf starten in Spanje biedt volop mogelijkheden voor Nederlandse ondernemers.

Maar hoe werkt dat precies? Welke documenten heb je nodig, wat kost het om een bedrijf op te richten en met welke Spaanse belastingen krijg je te maken?

De Spaanse bureaucratie kan in het begin behoorlijk ingewikkeld lijken. Gelukkig is het met de juiste voorbereiding goed mogelijk om je ondernemersplannen werkelijkheid te maken.

In dit artikel ontdek je de vijf belangrijkste stappen om een bedrijf te beginnen in Spanje, inclusief praktische tips over rechtsvormen, registratie, belastingen en het inschakelen van Nederlandstalige specialisten.

1. Vraag je NIE-nummer aan

Een van de eerste stappen bij het starten van een onderneming in Spanje is het aanvragen van een NIE-nummer (Número de Identidad de Extranjero).

Dit is een persoonlijk identificatienummer voor buitenlanders dat wordt gebruikt bij allerlei officiële, juridische en fiscale procedures in Spanje.

Je hebt het NIE-nummer onder andere nodig voor:

• Het registreren van een onderneming.
• Het regelen van belastingzaken.
• Het afsluiten van bepaalde zakelijke contracten.
• Het kopen van zakelijk vastgoed.
• Het uitvoeren van diverse administratieve handelingen.

Hoe vraag je een NIE-nummer aan?

Je kunt een NIE-nummer aanvragen via een Spaans consulaat in Nederland of bij de bevoegde instanties in Spanje, zoals de Oficina de Extranjería of een aangewezen politiebureau.

In Spanje is hiervoor doorgaans een afspraak (cita previa) nodig. Ook moet je de juiste documenten aanleveren en aangeven waarom je het nummer aanvraagt.

Let op: een NIE-nummer is niet hetzelfde als een verblijfsregistratie. Wanneer je als EU-burger langer dan drie maanden in Spanje verblijft, kunnen aanvullende registratieverplichtingen gelden.

2. Kies de juiste rechtsvorm: Autónomo of S.L.

Wie een eigen bedrijf wil beginnen in Spanje, moet bepalen welke rechtsvorm het beste past bij de onderneming.

Voor Nederlandse ondernemers zijn twee mogelijkheden bijzonder relevant: de autónomo en de Sociedad Limitada (S.L.).

Autónomo: zelfstandig ondernemer in Spanje

Een autónomo is vergelijkbaar met een Nederlandse zzp’er of eenmanszaak.

Deze rechtsvorm is vooral populair bij freelancers, consultants, zelfstandige vakmensen en kleine dienstverlenende ondernemingen.

De voordelen zijn:

• Relatief eenvoudige registratie.
• Beperkte oprichtingskosten.
• Minder uitgebreide administratieve verplichtingen dan bij een vennootschap.
• Geschikt voor ondernemers die zelfstandig willen beginnen.

Een belangrijk aandachtspunt is dat je als autónomo in beginsel persoonlijk aansprakelijk bent voor zakelijke schulden.

S.L.: een Spaanse besloten vennootschap

Een Sociedad de Responsabilidad Limitada, meestal afgekort tot S.L., is vergelijkbaar met een Nederlandse bv.

Deze rechtsvorm kan interessant zijn wanneer je samen met anderen onderneemt, personeel wilt aannemen of grotere zakelijke risico’s loopt.

Sinds de invoering van de Spaanse Ley Crea y Crece kan een S.L. worden opgericht met een maatschappelijk kapitaal vanaf € 1.

Bij een kapitaal van minder dan € 3.000 gelden wel aanvullende wettelijke regels, waaronder verplichtingen rond reservevorming en mogelijke aansprakelijkheid van aandeelhouders bij liquidatie.

Ook brengt een S.L. doorgaans hogere oprichtingskosten en uitgebreidere administratieve en boekhoudkundige verplichtingen met zich mee.

Welke rechtsvorm past bij jouw onderneming?

Dat hangt onder andere af van je verwachte omzet, winst, aansprakelijkheidsrisico’s, toekomstplannen en persoonlijke fiscale situatie.

Tip van Ondernemersplein-Spanje: twijfel je tussen autónomo en S.L.? Een Nederlandstalige fiscalist of bedrijfsadviseur in Spanje kan je helpen de financiële en juridische gevolgen van beide mogelijkheden te vergelijken.

Via Ondernemersplein-Spanje kun je zoeken naar Nederlandstalige specialisten op beroepsgroep of bedrijfsnaam.

3. Regel je zakelijke bankzaken

Wanneer je een bedrijf start in Spanje, is het belangrijk om je zakelijke financiën goed te organiseren.

Een afzonderlijke zakelijke bankrekening is niet voor iedere autónomo wettelijk verplicht, maar kan wel handig zijn om privé-uitgaven en zakelijke transacties overzichtelijk te houden.

Voor een S.L. spelen daarnaast specifieke eisen rond de oprichting, kapitaalstorting en financiële administratie.

Is een Spaanse bankrekening verplicht?

Niet in alle gevallen.

Binnen de Europese Unie gelden SEPA-regels die onder meer bescherming bieden tegen ongerechtvaardigde IBAN-discriminatie. Een bankrekening uit een ander EU-land kan daarom voor verschillende betalingen worden gebruikt.

Toch kunnen Spaanse banken, betalingssystemen en administratieve procedures praktische beperkingen of aanvullende voorwaarden hebben.

Controleer daarom vooraf welke rekening geschikt is voor jouw onderneming en de belastingbetalingen die je moet uitvoeren.

Een Spaanse bankrekening kan het dagelijkse betalingsverkeer met lokale leveranciers en instanties eenvoudiger maken.

4. Vraag een Certificado Digital aan

Spanje heeft veel overheidsprocedures gedigitaliseerd. Als ondernemer krijg je daarom regelmatig te maken met het Certificado Digital.

Dit digitale certificaat maakt het mogelijk om jezelf online te identificeren en officiële administratieve handelingen uit te voeren.

Je kunt het onder andere gebruiken voor:

• Communicatie met de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria).
• Het indienen van belastingaangiftes.
• Contact met de sociale zekerheid (Seguridad Social).
• Het raadplegen en ondertekenen van officiële documenten.
• Diverse procedures bij gemeenten en andere overheidsinstanties.

Hoe vraag je een Certificado Digital aan?

Een veelgebruikte mogelijkheid is het aanvragen van een digitaal certificaat via de Spaanse Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Op de officiële website van de FNMT vind je informatie over de beschikbare digitale certificaten, de aanvraagprocedure en de verschillende manieren om je identiteit te verifiëren.

Afhankelijk van het type certificaat en de aanvraagmethode kan identificatie plaatsvinden via een erkend kantoor of een andere ondersteunde verificatiemethode.

Voor een S.L. kunnen andere certificaatvereisten gelden dan voor een natuurlijke persoon.

Praktische tip: regel je digitale toegang tijdig. Zo voorkom je dat administratieve verplichtingen vertraging oplopen doordat je nog geen toegang hebt tot de juiste online overheidsdiensten.

5. Schrijf je onderneming in bij Hacienda en Seguridad Social

Voordat je daadwerkelijk met je bedrijfsactiviteiten begint, moet je zorgen dat de benodigde fiscale en administratieve registraties geregeld zijn.

Voor zelfstandige ondernemers zijn vooral twee instanties belangrijk: de Spaanse belastingdienst en de sociale zekerheid.

Aanmelden bij Hacienda

De Spaanse belastingdienst heet Agencia Tributaria, vaak aangeduid als Hacienda. Via de officiële website van de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria) kun je informatie vinden over de fiscale verplichtingen voor ondernemers, belastingaangiftes en de registratie van bedrijfsactiviteiten.

Bij de fiscale registratie geef je onder andere aan welke bedrijfsactiviteiten je gaat uitvoeren en welke belastingverplichtingen op jouw onderneming van toepassing zijn.

Bij de fiscale registratie geef je onder andere aan welke bedrijfsactiviteiten je gaat uitvoeren en welke belastingverplichtingen op jouw onderneming van toepassing zijn.

Hiervoor wordt doorgaans Modelo 036 gebruikt.

Je bedrijfsactiviteiten worden ingedeeld aan de hand van de relevante IAE-categorieën (Impuesto sobre Actividades Económicas).

Afhankelijk van je situatie krijg je te maken met belastingen zoals:

• IVA: de Spaanse btw.
• IRPF: de inkomstenbelasting voor natuurlijke personen.
• Impuesto sobre Sociedades: de vennootschapsbelasting voor onder andere S.L.’s.

Welke aangiftes je moet doen, hangt af van je rechtsvorm, activiteiten en fiscale situatie.

Aanmelden bij Seguridad Social

Als je als zelfstandig ondernemer onder het Spaanse zelfstandigenstelsel valt, moet je je doorgaans registreren bij het RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

Via het officiële portaal van de Spaanse sociale zekerheid (Seguridad Social) vind je informatie over de registratie als autónomo, sociale premies en de verplichtingen voor zelfstandige ondernemers.

Daarmee word je aangesloten bij de Spaanse sociale zekerheid.

Als autónomo betaal je in beginsel een maandelijkse sociale bijdrage, de cuota de autónomo.

De hoogte daarvan hangt onder andere samen met je verwachte netto-inkomsten volgens de toepasselijke Spaanse berekeningsregels. Achteraf kan een verrekening plaatsvinden.

Bestaat de Tarifa Plana nog?

Voor bepaalde startende zelfstandigen bestaat een regeling met een verlaagde sociale bijdrage, vaak aangeduid als Tarifa Plana.

Of je hiervoor in aanmerking komt, welke voorwaarden gelden en hoelang de korting duurt, hangt af van de actuele regelgeving en je persoonlijke situatie.

Controleer daarom altijd de geldende voorwaarden bij de Seguridad Social of vraag advies aan een gespecialiseerde gestor.

Hulp nodig bij de Spaanse belastingaangifte of sociale zekerheid? Via Ondernemersplein-Spanje kun je Nederlandstalige gestores en belastingadviseurs vinden die ervaring hebben met zelfstandig ondernemen in Spanje.

Wat kost het om een bedrijf te starten in Spanje?

De kosten voor het oprichten van een onderneming in Spanje verschillen per rechtsvorm en persoonlijke situatie.

Als autónomo zijn de directe registratiekosten doorgaans beperkt. Je moet echter wel rekening houden met terugkerende kosten, zoals sociale premies, belastingen en eventueel een boekhouder of gestor.

Bij een S.L. kunnen aanvullende kosten ontstaan voor de notaris, het handelsregister, juridische begeleiding en de administratie.

Ook kunnen bepaalde bedrijfsactiviteiten vergunningen, verzekeringen of andere investeringen vereisen.

Het is daarom verstandig om vooraf een begroting te maken waarin je zowel de oprichtingskosten als de vaste maandelijkse lasten opneemt.

Waarom een Nederlandse gestor of fiscalist inschakelen?

De Spaanse regelgeving verschilt op belangrijke punten van de Nederlandse. Bovendien kunnen belastingregels, administratieve procedures en regionale voorschriften veranderen.

Daarom kiezen veel Nederlandse ondernemers ervoor om samen te werken met een gestor of asesor fiscal.

Een gestor helpt doorgaans bij administratieve procedures en aangiftes. Een asesor fiscal richt zich op fiscale advisering en belastingvraagstukken. Welke werkzaamheden iemand precies uitvoert, verschilt per dienstverlener.

Een specialist kan je bijvoorbeeld ondersteunen bij:

• De registratie van je onderneming.
• Het aanvragen van benodigde documenten.
• De fiscale administratie.
• Periodieke belastingaangiftes.
• Verplichtingen rond de sociale zekerheid.
• Het beoordelen van toepasselijke aftrekposten en regelingen.

Een Nederlandstalige specialist kan bovendien helpen om ingewikkelde Spaanse procedures begrijpelijk te maken.

Vind een Nederlandstalige specialist via Ondernemersplein-Spanje

Ben je van plan een eigen bedrijf op te richten in Spanje en wil je ondersteuning bij de voorbereiding of administratie?

Op Ondernemersplein-Spanje: zoek bedrijf  vind je Nederlandstalige ondernemers en specialisten die actief zijn in Spanje.

Zoek eenvoudig op naam, bedrijfsnaam of beroepsgroep en ontdek welke professionals je verder kunnen helpen.

Veelgestelde vragen over een bedrijf starten in Spanje